E-Business

Pengertian e-Business atau definisi e-busines adalah kegiatan bisnis yang dilakukan secara otomatis dan semiotomatis dilakukan dengan menggunakan teknologi elektronik. E-business memungkinkan suatu perusahaan untuk berhubungan dengan sistem pemrosesan data internal dan eksternal secara lebih efisien dan fleksibel. E-business juga banyak dipakai untuk berhubungan dengan suplier dan mitra bisnis perusahaan, serta memenuhi permintaan dan melayani kepuasan pelanggan secara lebih baik.

Penggunaan sehari-hari, e-business tidak hanya menyangkut perdagangan elektronik atau e-commerce saja. Dalam hal ini, e-commerce lebih merupakan sub bagian dari e-business, sementara e-business meliputi segala macam fungsi dan kegiatan bisnis menggunakan data elektronik, termasuk pemasaran Internet. Sebagai bagian dari e-business, e-commerce lebih berfokus pada kegiatan transaksi bisnis lewat www atau Internet. Dengan menggunakan sistem manajemen pengetahuan, e-commerce mempunyai goal untuk menambah revenu dari perusahaan.

E-business berkaitan secara menyeluruh dengan proses bisnis termasuk value chain: pembelian secara elektronik (electronic purchasing), manajemen rantai suplai (supply chain management), pemrosesan order elektronik, penanganan dan pelayanan kepada pelanggan, dan kerja sama dengan mitra bisnis. E-business memberi kemungkinan untuk pertukaran data di antara satu perusahaan dengan perusahaan lain, baik lewat web, Internet, intranet, extranet atau kombinasi di antaranya.

 Peran Bisnis Proses dalam Meningkatkan Kinerja Sebuah Organisasi

Berapa besar peran bisnis proses dalam meningkatkan kinerja sebuah organisasi? Apakah bisnis proses diperlukan untuk menaikkan produktifitas organisasi atau bisnis proses hanya slogan semata? Jawaban bisa bervariasi. Namun, penulis akan menyajikan dampak bisnis proses terhadap kinerja yang berkaitan dengan kontrol internal (internal control) dalam sebuah organisasi besar.

Pada bulan October 2002, penulis menjadi bagian dari Business Excellence Group dari sebuah perusahaan minyak besar. Pada saat itu, kebutuhan untuk membuat bisnis proses belum begitu mendesak. Beberapa bisnis proses memang sudah dibuat dan telah terdokumentasi dengan baik termasuk Drilling, Procurement, dan Gas Supply Assurance. Namun, belum ada komitmen di kalangan para pimpinan dan manejer untuk mendokumentasikan bisnis proses lain dan melaksanakannya.

Munculnya Sarbanes Oxley Act atau sering dikenal dengan SOX Act, membuat bisnis proses menjadi satu keharusan. Puluhan bisnis proses pun dibuat agar perusahaan tidak mendapat sanksi. Selama tiga tahun sejak tahun 2003, penulis terlibat aktif membuat bisnis proses dalam perusahaan tersebut. Pada akhir tahun 2003, sebagian besar bisnis proses yang masuk kategori SOX telah didokumentasikan. Pada tahun 2004, beberapa bisnis proses yang belum terdokumentasi dibuat. Ada juga bisnis proses yang direvisi. Tahun 2005 bisnis proses yang masuk kategori SOX 404 sudah didokumentasikan dengan baik.

Apa hasilnya? Peran bisnis proses memang terbukti dalam hal peningkatan kinerja. Ketika perusahaan diaudit pada tahun 2004, tiga (3) area mendapat nilai merah (‘need improvement’) seperti Operation Process, Financial Report & General Ledger, dan Account Reconciliation. Delapan (8) area mendapat nilai biru (‘reliable’) dan tidak ada yang mendapat nilai hijau (‘effective and efficient’). Pada tahun 2005, hanya ada satu (1) area yang mendapat nilai merah; tujuh (7) area mendapat nilai biru dan empat (4) area mendapat nilai hijau. Pada tahun 2006, hasilnya semakin baik. Tidak ada area yang mendapat nilai merah; lima (5) area mendapat nilai biru; dan tujuh (7) area mendapat nilai hijau.

Hasil penilaian di atas merupakan hasil SOX audit yang dilakukan setiap tahun dan baru merepresentasikan sebagian dari keseluruhan kinerja perusahaan. Masih banyak hal yang perlu diperhatikan kalau mau melihat kinerja keseluruhan dari sebuah organisasi. Mengacu pada apa yang disebut dengan ‘total quality management,’ ada sembilan unsur yang perlu diperhatikan: kepemimpinan, manajemen sumber daya manusia, kebijakan dan sasaran organisasi, dana, bisnis proses, kepuasan karyawan, kepuasan pelanggan, dampak terhadap masyarakat, dan hasil bisnis. Dari sembilan unsur tersebut, tiga unsur memberikan kontribusi yang tinggi terhadap kinerja total sebuah organisasi: kepuasan pelanggan memberi kontribusi 20 %; hasil bisnis, 15 %; bisnis proses, 14%. Cukup jelas bahwa peran bisnis proses dalam sebuah organisasi signifikan dalam meningkatkan kinerja organisasi secara menyeluruh.

Banyak perusahaan yang maju seperti Toyota memberi perhatian besar terhadap bisnis proses dalam meningkatkan kinerja organisasi. Dan organisasi yang memiliki bisnis proses yang baik kemungkinan besar akan mencapai hasil yang lebih memuaskan dibandingkan dengan organisasi yang tidak menghiraukan bisnis proses atau yang memiliki bisnis proses, tapi hanya sebatas dokumentasi.

Tentu tantangan utama berkaitan dengan bisnis proses adalah dalam hal kebijakan. Banyak resistansi untuk membuat bisnis proses menjadi satu kebijakan organisasi. Resistansi yang lebih besar adalah melaksanakan dan mengikuti bisnis proses sebagai acuan kerja dan merevisi bisnis proses baik oleh karena perubahan kebijakan atau karena kinerja organisasi perlu ditingkatkan.

Pelatihan-pelatihan untuk membuat bisnis proses penting dihadiri untuk mendapatkan gambaran tentang apa peran bisnis proses dalam organisasi, bagaimana membuat dan mengatur agar bisnis proses memberikan kontribusi penting dalam meningkatkan kinerja organisasi.